O 28 de decembro de 2013 publícase no Boletín Oficial del Estado a Lei 25/2013, do 27 de decembro, de impulso da factura electrónica e creación do Rexistro Contable de Facturas no sector público. Esta lei ten carácter básico, e os seus preceptos son de aplicación para as administracións públicas, entre elas para a Comunidade Autónoma de Galicia.

A lei crea a figura do Rexistro Contable de Facturas. Esta figura, diferente dos rexistros administrativos, créase coa finalidade de rexistrar todas as facturas que emiten os provedores das administracións públicas, e de contribuír ao control e coñecemento da súa tramitación e á mellora dos períodos de pagamento aos provedores.

Como parte da mellora no procedemento de pagamento das facturas, a lei promove a centralización na recepción das facturas por parte das administracións públicas, e establece a obriga de que cada comunidade autónoma dispoña dun Punto xeral de entrada de facturas electrónicas no cal se deben presentar todas as facturas electrónicas dirixidas tanto á Administración xeral da Comunidade Autónoma como ás entidades que dependen dela e nas cales concorren os requisitos para seren consideradas administracións públicas pola normativa que regula a contratación pública.

Con posterioridade, o Ministerio de Facenda e Administracións Públicas aproba a Orde HAP/492/2014, do 27 de marzo (BOE do 29 de marzo), pola que se regulan os requisitos funcionais e técnicos do Rexistro Contable de Facturas das entidades do ámbito de aplicación da Lei 25/2013.

A Administración autonómica, pioneira na materia de facturación electrónica, xa dispón desde hai anos do Sistema Electrónico de Facturación (SEF). Este sistema, regulado no Decreto 3/2010, do 8 de xaneiro (DOG do 25 de xaneiro), e na Orde da Consellería de Facenda do 12 de febreiro de 2010 (DOG do 16 de febreiro), permite a recepción centralizada das facturas electrónicas e o seu tratamento na Administración xeral da Comunidade Autónoma e nas demais entidades adscritas ao sistema. A Lei 11/2013, do 26 de decembro, de orzamentos xerais da Comunidade Autónoma de Galicia para o ano 2014, establece na disposición adicional vixésimo segunda que as facturas electrónicas se presentarán no Sistema Electrónico de Facturación. Hoxe en día o sistema é utilizado pola totalidade dos organismos autónomos e axencias públicas autonómicas dependentes da Comunidade Autónoma de Galicia. Tamén é utilizado por diversas entidades públicas de natureza empresarial dependentes da Xunta de Galicia.

O deseño e a operatividade do SEF proporcionan a este sistema todas as ferramentas necesarias para dar cumprimento á nova Lei 25/2013 e á Orde HAP/492/2014.

A Lei 25/2013 atribúe as competencias relativas á xestión do Rexistro Contable de Facturas ao órgano ou unidade administrativa que teña atribuída a función de contabilidade, e sitúa o rexistro contable baixo a dependencia funcional das oficinas contables. Na Comunidade Autónoma de Galicia, o Decreto 1/1999, do 7 de outubro, polo que se aproba o texto refundido da Lei de réxime financeiro e orzamentario de Galicia, atribúe á Intervención Xeral da Comunidade Autónoma, dependente da Consellería de Facenda, a función de centro directivo da contabilidade pública de Galicia, polo que lle debe corresponder como tal o papel de centro directivo do novo Rexistro Contable de Facturas da Comunidade Autónoma de Galicia.

En consideración co exposto, de conformidade co Decreto 3/2010, do 8 de xaneiro, polo que se regula a factura electrónica e a utilización de medios electrónicos, informáticos e telemáticos en materia de contratación pública da Administración da Comunidade Autónoma de Galicia e entes do sector público dependentes dela; en cumprimento do previsto na disposición derradeira segunda da Orde HAP/492/2014, do 27 de marzo, pola que se regulan os requisitos funcionais e técnicos do Rexistro Contable de Facturas das entidades do ámbito de aplicación da Lei 25/2013, e en virtude das función atribuídas polos artigos 34.6 e 38 da Lei 1/1983, do 22 de febreiro, de normas reguladoras da Xunta de Galicia e da súa Presidencia,

DISPOÑO:

Artigo 1. Obxecto

Esta orde ten por obxecto regular o Punto xeral de entrada de facturas electrónicas e o Rexistro Contable de Facturas no ámbito da Comunidade Autónoma de Galicia, así como os procedementos para a tramitación das facturas presentadas polos provedores das entidades incluídas no seu ámbito de aplicación.

Artigo 2. Definicións

Entidade: para os efectos desta orde, considérase entidade cada un dos suxeitos con personalidade xurídica propia que, en virtude da normativa vixente, leve unha contabilidade diferenciada e deba presentar ou render contas de forma separada.

Oficina contable: para os efectos desta orde, considérase oficina contable o órgano, unidade administrativa ou departamento, calquera que sexa a súa denominación, que, dentro de cada entidade, teña atribuída a xestión da contabilidade.

Órgano xestor: para os efectos desta orde, considéranse órgano xestor os órganos, unidades administrativas ou departamentos, calquera que sexa o seu rango ou denominación, que, en función da organización propia de cada entidade, participan no proceso de xestión e tramitación das facturas emitidas polos provedores. Non se inclúen no concepto de órgano xestor os rexistros administrativos polas actuacións que realicen na recepción e distribución das facturas presentadas ante os eles.

Artigo 3. Ámbito de aplicación

O previsto nesta orde será de aplicación:

a) Á Administración xeral da Comunidade Autónoma de Galicia.

b) Aos organismos autónomos.

c) Ás axencias públicas autonómicas.

d) Aos consorcios autonómicos.

e) Ao resto de entidades dependentes da Xunta de Galicia en que concorran as circunstancias a que fai referencia o artigo 3.2 do texto refundido da Lei de contratos do sector público, aprobado polo Real decreto lexislativo 3/2011, do 14 de novembro.

Artigo 4. Punto xeral de entrada de facturas electrónicas e obriga de facturación electrónica

4.1. Establécese o Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia (SEF) como Punto xeral de entrada das facturas electrónicas para todas as entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde.

4.2. Todos os provedores que entregasen bens ou prestasen servizos a calquera das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde poderán expedir e remitir factura electrónica.

4.3. En todo caso, estarán obrigadas ao uso da factura electrónica e á súa presentación a través do Punto xeral de entrada as entidades seguintes:

a) Sociedades anónimas.

b) Sociedades de responsabilidade limitada.

c) Persoas xurídicas e entidades sen personalidade xurídica que carezan de nacionalidade española.

d) Establecementos permanentes e sucursais de entidades non residentes en territorio español nos termos que establece a normativa tributaria.

e) Unións temporais de empresas.

f) Agrupacións de interese económico, agrupacións de interese económico europeas, fondos de pensións, fondos de capital risco, fondos de investimentos, fondos de utilización de activos, fondos de regularización do mercado hipotecario, fondos de titulización hipotecaria ou fondos de garantía de investimentos.

4.4. Non obstante, quedan excluídas da obriga de facturación electrónica as facturas de importe igual ou inferior a 5.000,00 euros e as emitidas polos provedores de servizos prestados no exterior.

Artigo 5. Rexistro Contable de Facturas

O Rexistro Contable de Facturas da Comunidade Autónoma de Galicia é único. Cada unha das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde xestionará exclusivamente a parte do rexistro relacionada coa súa entidade.

O Rexistro Contable de Facturas estará integrado co Sistema electrónico de facturación da Xunta de Galicia (SEF) co obxecto de rexistrar todas as facturas e de proporcionar ao sistema contable a información necesaria para o seguimento e o cumprimento dos compromisos de pagamento e para a determinación do período medio de pagamento a provedores. O SEF dará o soporte necesario para o correcto funcionamento do Rexistro Contable de Facturas e a súa distribución aos órganos xestores competentes para a súa tramitación.

Anotaranse no Rexistro Contable as variacións de estado na tramitación das facturas indicando, cando menos, se a factura está conformada, rexeitada, se foi contabilizada a obriga recoñecida, se foi pagada ou se foi devolta.

O sistema de información contable e o SEF proporcionaranlle á oficina contable a información necesaria para o seguimento do cumprimento dos compromisos de pagamento e para a determinación dos períodos medios de pagamento aos provedores.

Artigo 6. Competencias

6.1. Correspóndenlle á Intervención Xeral da Comunidade Autónoma a responsabilidade funcional do Rexistro Contable, a dirección xeral do seu funcionamento e a definición dos procedementos de integración e interrelación deste co sistema de información contable.

A Intervención Xeral da Comunidade Autónoma terá acceso en calquera momento a toda a información que conste no Rexistro Contable de Facturas e a toda a documentación xustificativa que dea soporte ás anotacións realizadas.

6.2. Correspóndelle á oficina contable de cada unha das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde a xestión do Rexistro Contable de Facturas no ámbito propio da súa entidade, e de acordo cos criterios xerais establecidos pola Intervención Xeral da Comunidade Autónoma.

Correspóndelle á oficina contable de cada entidade a explotación da información para a elaboración dos informes a que se refire o artigo 15 desta orde.

6.3. Correspóndelles aos órganos xestores destinatarios das facturas a correcta mecanización no Sistema Electrónico de Facturación dos datos das facturas emitidas en papel.

6.4. O Centro Informático para a Xestión Tributaria, Económico-Financeira e Contable (Cixtec) será o responsable de dar o soporte técnico necesario para a implantación e o mantemento do Rexistro Contable de Facturas, de acordo cos criterios que determine a Intervención Xeral da Comunidade Autónoma.

Artigo 7. Obriga da anotación

A anotación no Rexistro Contable de Facturas é requisito previo necesario para a tramitación do recoñecemento da obriga derivada das prestacións realizadas.

A obriga establecida no parágrafo anterior afecta todas as facturas recibidas polas entidades incluídas no ámbito de aplicación, con independencia do seu importe e da forma de tramitación. Esta obriga afecta especialmente as facturas emitidas en papel ao abeiro do disposto no artigo 4 desta orde.

Non obstante, quedan exceptuadas da obriga da anotación previa no Rexistro Contable, sempre que sexan de importe igual ou inferior a 5.000,00 euros:

a) As facturas presentadas en papel que teñan por destinatario centros docentes públicos non universitarios dotados de autonomía de xestión económica conforme o Decreto 201/2003, do 20 de marzo.

b) As facturas presentadas en papel que teñan por destinatario os centros que presten servizos nas carteiras de servizos de atención á dependencia e de atención á autonomía no marco da Lei 13/2008, do 3 de decembro, de servizos socias de Galicia, e do Decreto 149/2013, do 5 de setembro, polo que se define a carteira de servizos sociais para a promoción da autonomía persoal e a atención ás persoas en situación de dependencia e se determina o sistema de participación das persoas usuarias no financiamento do seu custo.

A persoa titular da Consellería de Facenda poderá ampliar estas excepcións a outros supostos, logo de informe da Intervención Xeral da Comunidade Autónoma.

Artigo 8. Procedemento de tramitación de facturas electrónicas

Todas as facturas electrónicas emitidas contra calquera das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde se presentarán no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia (SEF).

A recepción da factura no Punto xeral de entrada de facturas electrónicas e a súa anotación no Rexistro Contable de Facturas terá unicamente os efectos que, de conformidade coa Lei 30/1992, do 26 de novembro, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común, deriven da súa presentación nun rexistro administrativo.

A presentación destas facturas producirá un envío automático destas ao Rexistro Contable de Facturas que, en tempo real, asignará un número de asento rexistral único. O número servirá para identificar de xeito unívoco cada unha das facturas presentadas e permitirá identificar a entidade receptora delas e o ano de presentación da factura.

O SEF proporcionará ao presentador un xustificante de recepción electrónico no cal constarán, cando menos, a data e hora da presentación, o órgano xestor destinatario e o número de asento rexistral da factura. Así mesmo, incluirá un código seguro de verificación que permita en calquera momento validar ante o sistema a exactitude do documento.

Unha vez emitido o xustificante de recepción electrónico a que se refire o parágrafo anterior, o SEF porá a factura á disposición do órgano xestor destinatario dela para a súa tramitación.

Artigo 9. Procedemento de tramitación de facturas en soporte papel

1. As facturas emitidas en soporte papel contra algunha das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde deberanse presentar ante un rexistro administrativo nos termos previstos na Lei 30/1992, de réxime xurídico das administracións públicas e do procedemento administrativo común.

2. O rexistro administrativo informará electronicamente o Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia (SEF) sobre a entrada da factura, indicando, como mínimo, a data de entrada, o número de rexistro de entrada no rexistro administrativo e o órgano xestor a que vai dirixida. Xunto cos datos anteriores, remitirase unha copia dixitalizada das facturas presentadas.

Cada factura debe ir nun número de entrada único. No caso de que no mesmo acto se presenten varias facturas ante o rexistro administrativo, este rexistro proporcionará un número de entrada diferente para cada unha das facturas.

A recepción polo SEF da información a que se refire este punto producirá un envío automático ao Rexistro Contable de Facturas que, en tempo real, asignará un número de asento rexistral único. O número servirá para identificar de xeito unívoco cada unha das facturas presentadas e permitirá identificar a entidade receptora delas e o ano de presentación da factura.

Unha vez realizada a anotación no Rexistro Contable de Facturas, o SEF porá a información relativa á factura á disposición do órgano xestor destinatario dela para a súa tramitación.

3. O rexistro administrativo remitirá o orixinal da factura en soporte papel ao órgano xestor destinatario dela, que procederá á súa tramitación.

No momento da recepción do orixinal en papel, o órgano xestor completará no SEF os datos relativos á factura a partir dos datos de entrada no rexistro administrativo que figuren no sistema.

O órgano xestor poderá ir avanzando na captura dos datos e na tramitación da factura á vista da copia dixitalizada que figura no sistema. Cando a copia dixitalizada fose realizada nos termos previstos no artigo 30 da Lei 11/2007, do 22 de xuño, de acceso electrónico dos cidadáns aos servizos públicos, o órgano xestor poderá proceder á tramitación da factura sen agardar á recepción física do orixinal en soporte papel. Non será necesario remitir a factura en soporte papel no caso de que o proceso de dixitalización na oficina de rexistro dea lugar a unha copia auténtica en soporte electrónico a partir do documento en papel.

Cando o órgano xestor receptor das facturas observe que figuran varias facturas asociadas a un mesmo número de entrada ou que a factura corresponde a outras administracións públicas, procederá a devolver a factura ao rexistro administrativo de procedencia con indicación da causa do dito rexeitamento, para os efectos da súa correcta tramitación.

4. A Intervención Xeral da Comunidade autónoma determinará o contido que con carácter obrigatorio deba ser trasladado ao SEF. A información de cada factura debe incluír, como mínimo, os datos seguintes:

a) Data de expedición da factura.

b) Data de presentación da factura no rexistro administrativo.

c) Número de identificación fiscal ou número de identificación equivalente do expedidor da factura.

d) Nome, apelidos e razón ou denominación social completa do obrigado a expedir factura.

e) Número de factura e, de ser o caso, serie.

f) Importe total da factura, incluíndo o IVE.

Artigo 10. Anulación de facturas

O provedor ou presentador dunha factura emitida contra calquera das entidades incluídas no ámbito de aplicación desta orde poderá solicitar a anulación da factura sempre que esta non fose xa conformada polo órgano administrativo competente.

A solicitude de anulación deberá realizarse directamente no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia (SEF). Unha vez realizada a solicitude, o SEF proporcionaralle ao solicitante un xustificante de recepción electrónico e dará traslado automaticamente ao Rexistro Contable de Facturas para a anotación da solicitude. Tras a anotación da solicitude no Rexistro Contable de Facturas, o SEF porá a solicitude á disposición do órgano xestor que está a tramitar a factura.

Á vista da solicitude, o órgano xestor pode resolver a anulación da factura ou a desestimación da solicitude; neste caso continuará coa tramitación do expediente.

As facturas anuladas serán devoltas segundo o disposto no artigo 12 desta orde. A data da anulación anotarase no Rexistro Contable de Facturas.

Artigo 11. Rexeitamento das facturas

O órgano xestor rexeitará as facturas cando non se axusten á normativa aplicable ou cando non exista conformidade por non corresponder coa prestación realizada.

Deberanse rexeitar tamén as facturas que teñan datos incorrectos ou omisión de datos que impidan a súa tramitación.

Artigo 12. Devolución de facturas

Cando, como consecuencia do rexeitamento dunha factura ou da solicitude de anulación presentada por un provedor, proceda realizar a devolución dunha factura electrónica, tramitaranse no Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia (SEF) as actuacións necesarias para a devolución.

O SEF comunicaralle ao provedor ou presentador por correo electrónico, no enderezo electrónico indicado por el, a devolución con indicación dos motivos desta. Así mesmo, e con independencia desta comunicación, o SEF proporcionará as funcionalidades necesarias para que esta información poida ser consultada directamente polo provedor ou presentador das facturas.

No caso de facturas presentadas en soporte papel, o órgano xestor, ademais de realizar as actuacións a que se refire o punto anterior, devolveralle ao provedor o orixinal da factura.

Tanto para o caso de facturas electrónicas coma para o caso de facturas emitidas en soporte papel deixarase constancia no Rexistro Contable de Facturas da data de devolución e da súa causa.

Artigo 13. Arquivamento e custodia das facturas

O Sistema Electrónico de Facturación garantirá o correcto arquivamento e custodia das facturas electrónicas, de acordo co disposto na Orde da Consellería de Facenda do 12 de febreiro de 2010 pola que se regulan os procedementos do Sistema Electrónico de Facturación da Xunta de Galicia.

As facturas emitidas en soporte papel serán arquivadas polo órgano administrativo destinatario delas, que será o responsable do seu correcto arquivamento e custodia.

Artigo 14. Información sobre o estado das facturas

O SEF proporcionaralle ao provedor información sobre o estado das facturas, indicando, polo menos, se a factura está rexistrada no Rexistro Contable de Facturas, se foi contabilizada a obriga recoñecida, e se foi pagada, anulada ou rexeitada.

Artigo 15. Informes de control e seguimento

De conformidade co disposto no artigo 10 da Lei 25/2013, do 27 de decembro, de impulso da factura electrónica e creación do Rexistro Contable de Facturas no sector público, a oficina contable de cada entidade deberá realizar requirimentos periódicos de actuación dirixidos aos órganos xestores competentes para a tramitación das facturas respecto daquelas facturas pendentes de recoñecemento da obriga.

A oficina contable de cada entidade elaborará un informe trimestral sobre as facturas respecto das cales transcorresen máis de tres meses desde a súa anotación no Rexistro Contable de Facturas, sen teren acadado en contabilidade a fase de recoñecemento da obriga. Este informe remitirase á Intervención Xeral da Comunidade Autónoma dentro dos quince días seguintes a cada trimestre natural do ano.

A Intervención Xeral, a través das intervencións delegadas, velará pola adecuada dilixencia na tramitación das facturas. Para estes efectos, realizarán os requirimentos e informes que sexan necesarios.

Disposición adicional. Códigos dos órganos receptores de facturas

A relación de códigos identificativos das entidades e unidades administrativas receptoras de facturas estará dispoñible na páxina principal do Sistema Electrónico de Facturación. As facturas presentadas identificarán os órganos xestores destinatarios mediante o uso destes códigos identificativos. Alternativamente poderanse utilizar coa mesma finalidade os códigos incluídos no directorio DIR3 de unidades administrativas xestionado pola Secretaría de Estado de Administracións Públicas do Ministerio de Facenda e Administracións Públicas.

Disposición transitoria primeira. Rexistros administrativos sen conexión electrónica ao Sistema Electrónico de Facturación

1. Naquelas entidades en que, por motivos técnicos, non se poidan transmitir electronicamente ao Sistema Electrónico de Facturación os datos correspondentes ao rexistro administrativo a que se refire o artigo 9 desta orde, os órganos xestores encargados da tramitación do expediente mecanizarán manualmente estes datos.

A oficina contable de cada entidade velará especialmente pola celeridade na mecanización destes datos.

2. Aqueles rexistros administrativos que dispoñan de conexión electrónica ao Sistema Electrónico de Facturación pero que non dispoñan dos medios ou recursos necesarios para realizar a dixitalización da factura a que se refire o artigo 9.2 desta orde deben remitir electronicamente a información mínima definida no dito artigo. Á información anterior incorporarase a copia dixitalizada da factura na medida en que a implantación dos medios e recursos necesarios o permitan.

Disposición transitoria segunda. Entidades non adheridas ao Sistema Electrónico de Facturación

As entidades que, estando dentro do ámbito de aplicación desta orde, non están adheridas ao Sistema Electrónico de Facturación (SEF) deberán realizar as actuacións necesarias para a posta en funcionamento do SEF en cada entidade no prazo máximo de seis meses desde a entrada en vigor desta orde.

Disposición transitoria terceira. Rexistro das facturas preexistentes

A Intervención Xeral da Comunidade Autónoma habilitará o procedemento para anotar no Rexistro Contable de Facturas todas aquelas que, no momento de entrada en vigor desta orde, estean en poder da Administración e que non acadasen a fase de recoñecemento da obriga.

Disposición derradeira primeira. Incorporación da información de pagamento ao Sistema Electrónico de Facturación

Os órganos que xestionen o pagamento de facturas realizados mediante libramentos a habilitados para pagamentos que cómpre xustificar deberán incorporar ao sistema contable XUMCO2 a información relativa á data de pagamento no prazo máximo de tres días hábiles desde a súa realización. O XUMCO2 transmitirá de forma automática a información ao Sistema Electrónico de Facturación.

As entidades non adscritas ao sistema contable XUMCO2 deberán incorporar ao Sistema Electrónico de Facturación (SEF) a información relativa ao pagamento das facturas no prazo máximo de tres días hábiles desde a súa realización.

Disposición derradeira segunda. Habilitación normativa

Habilítase a persoa titular da Intervención Xeral da Comunidade Autónoma para ditar as instrucións e resolucións que sexan precisas en desenvolvemento das disposicións contidas nesta orde.

Disposición derradeira terceira. Entrada en vigor

Esta orde entrará en vigor o día seguinte ao da súa publicación no Diario Oficial de Galicia.

Santiago de Compostela, 26 de febreiro de 2015

Valeriano Martínez García
Conselleiro de Facenda